Classic Race Aarhus forretningsbetingelser 2016

Classic Race Aarhus (CRAA) er en velgørende fond med det formål at støtte børns trafiksikkerhed i Østjylland samt støtte udvikling af grøn teknologi til automobilbranchen, på baggrund af indtægter genereret ved afholdelse af Classic Race Aarhus. Det er derfor af stor betydning for fonden i videst muligt omfang at gardere sig mod uforudsete hændelser og omkostninger.

Nærværende ”Forretningsbetingelser” er gældende for alle aftaler, herunder ordrebekræftelser, indgået af eller med Classic Race Aarhus. Enhver aftale, herunder ordrebekræftelser, har alene gyldighed parterne i mellem, såfremt aftalen er udarbejdet på skriftligt grundlag og underskrevet af begge parter.

Almindelige forretningsbetingelser indeholder følgende punkter:

  1. Arrangement i eget telt
  2. Udstillere/salgssteder
  3. Goodlook Street
  4. Eksponering
  5. Generelt
  6. Leverandør til Classic Race Aarhus
1. Arrangement i telt

Telt og udstyr:

Har man booket et arrangement i eget telt kan teltet benyttes til arrangement inden for følgende tidsrum:

Fredag kl. 10.00 – 18.30
Lørdag og søndag kl. 08.00 – 18.00

Teltet kan alene benyttes om fredagen, såfremt hele weekenden er booket af samme samarbejdspartner, og skal være meddelt CRAA og restauratør senest 3 uger forinden. Teltet vil være indrettet fra Classic Race Aarhus’ side med borde, stole, fadølsanlæg, køleskab m.v.

Forplejning, drikkevarer og servicering:

Samarbejdspartneren forpligter sig til at bestille forplejning, drikkevarer og servicering, hos den af Classic Race Aarhus udvalgte restauratør som dækker den konkrete placering af teltet. Samarbejdspartneren vil blive kontaktet umiddelbart efter kontraktunderskrift af restauratøren for nærmere aftale.

Samarbejdspartnere som ønsker egen aftale i forbindelse med catering, henvises til telte i Mindeparken.

Priser på drikkevarer:

Drikkevarer købes i faste pakker som aftales med restauratør, alternativt efter regning til følgende priser:

Øl, alm. 0,4 l.  kr. 16,- excl. moms – Brudte fustager afregnes
Øl, Classic kr. 20,- excl. moms – Brudte fustager afregnes
Sodavand 0,33 l. kr. 12,- excl. moms – Brudte pakninger afregnes
Kildevand 0,5 l. kr. 12,- excl. moms – Brudte pakninger afregnes
Sommersby 0,33 kr. 20,- excl. moms – Brudte pakninger afregnes
Kulsyre, stk kr. 310,- excl. moms
Ølbægere (70 stk) kr. 100,- excl. moms
Vin 0,75 l fra kr. 100,- excl. moms

Specielt for arrangement i eget telt i Mindeparken

Samarbejdspartner betaler cateringafgift til Classic Race Aarhus og kan således frit kontrahere i forhold til egen catering. Øl, vand og vin skal købes gennem Classic Race Aarhus til ovenstående priser.

CRAA har en servicemedarbejder tilknyttet teltet. Denne servicemedarbejde vil være jeres kontaktperson i forhold til praktiske ting: Udstyr i teltet, drikkevarer, strøm, renholdelse etc. Servicemedarbejderen er ikke til yderligere disposition for servicering i teltet.

Elektricitet:

Standard i telt leveres 230V/10A samt 1 stk. 3-stiks dåse. Såfremt der er behov for kraftigere strømforsyning skal dette tilkøbes og bestilles min. 5 uger forud for arrangementet. Specifikation af strømforbrugene materiel fremsende til Thomas Schytte Laursen tsl@craa.dk senest den 22. april 2016. Formular til specifikation på følgende link:

2. Udstillere/salgssteder

Opstilling og nedtagning:

Opstilling af telte, udstillinger mv. kan påbegynde torsdag d. 26. maj 2016 kl. 8.00, eller efter nærmere aftale, og skal være afsluttet senest torsdag den 26. maj 2016 kl. 20.00.

Nedtagning af telte, udstillinger mv. kan tidligst påbegynde 30 min. efter sidste løbs afslutning søndag d. 29. maj 2016 og skal være afsluttet senest mandag den 30. maj 2016 kl. 15.00. Udstillinger på Strandvejen skal dog være nedtaget senest søndag d. 29. maj 2016 kl. 24.00.

Evt. ekstra omkostninger i forbindelse med installationer og udstyr til standen eller teltet er CRAA uvedkommende og kan ikke faktureres gennem Classic Race Aarhus.

Elektricitet:

Det påhviler hver enkelt samarbejdspartner at medbringe forlængerledninger, stikdåser mv., i nødvendig omfang til brug i samarbejdspartnerens egen telt. CRAA foranlediger, at der er tilgang til 220V inden for en radius af 50 meter.

Såfremt der er behov for kraftigere strømforsyning skal dette tilkøbes og bestilles min. 5 uger forud for arrangementet. Specifikation af strømforbrugene materiel fremsende til Thomas Schytte Laursen tsl@craa.dk senest den 22. april 2016. Formular til specifikation på følgende link:

Vand:

Der er ikke adgang til rindende vand og evt. myndighedskrav om rindende vand påhviler samarbejdspartneren at indhente.

Mad og drikke:

Der må ikke serveres eller sælges mad og drikkevarer ud over det, som er aftalt i kontrakten.

Såfremt der i kontrakten indgår aftale om levering af drikkevarer, skal samarbejdspartneren sikre at modtage kopi af leverancesedler således kontrol af den efterfølgende levering er mulig. Samarbejdspartnere, som ifølge kontrakten må sælge drikkevarer, må ikke modtage CRAA drikkebilletter som betaling. Disse vil ikke blive honoreret.

3. Goodlook Street

”Goodlook Street” er en attraktiv del af Classic Race Aarhus, som arbejder målrettet og kontinuerligt mod et mere tidstypiske look.

Omdrejningspunktet for dette er Goodlook Street, gaden i Mindeparken, hvis stande og boder skal fremstå tidstypisk fra perioden 1940´erne til 1960´erne. Samarbejdspartnerne med boder, telte og lignende forpligter sig til, at den enkeltes stand fremstår i retro og tidstypisk design, samt at personalets påklædning stemmer overens hermed.

Til telte i Goodlook Street leveres en træfacade som er u-dekoreret. Facaden skal af stadeholderen dekoreres med tidstypiske skilte eller grafisk design, som udtrykker standens indhold. Ligeledes skal teltets indvendige dekoration fremstå tidstypisk. Ved flerårig aftale kan udstiller selv opbevare den dekorerede facade.

CRAA lægger stor vægt på, at Goodlook Street får et retro udtryk og beder i den anledning stadeholdere sende en skitse af facaden samt en kort beskrivelse af standens interiør til CRAA snarest muligt og senest den 20. april 2016, således at standens og personalets udtryk på forhånd kan afstemmes med CRAA. Såfremt samarbejdspartneren ikke opfylder ovennævnte vilkår, kan CRAA uden varsel og kompensation flytte standen til en anden placering, herunder udenfor for ”Goodlook Street”.

4. Eksponering

Ved køb af eksponering (bannere mv.) er de aftalte priser, medmindre andet angives i ordrebekræftelsen, ekskl. selve produktionen af bannere mv. Bannere til opsætning skal være leveret til CRAA senest mandag den 18. maj 2016 kl. 12.00 og være afhentet igen senest fredag den 3. juni 2016 kl. 15.00.

CRAA påtager sig herudover ikke ansvar for bannerne.

5. Generelt

Forsikring:

CRAA har generelt forsikret arrangementet som arrangør, ligesom CRAA har forsikret lejet materiale/materiel. Det påhviler hver enkelt samarbejdspartner selv at tegne egne forsikringer, alt i henhold til samarbejdspartneres egen vurdering, herunder f.eks. antallet af gæster, tyveri af udstillingsmateriale mv.

Renholdelse:

For Classic Race Aarhus er renholdelse en væsentlig del af arrangementet. CRAA har derfor et større korps af frivillige hjælpere på dette område. Det påhviler samarbejdspartneren til stadighed at holde det lejede areal rent og pænt samt at opsamle eget affald i poser. Poserne skal ved dagens afslutning placeres ved nærmeste kørevej, hvor de vil blive afhentet af CRAA.

Kørsel:

Det er ikke tilladt at køre i området uden for de normale og afmærkede køreveje. Der må ikke under nogen omstændigheder uden skriftlig tilladelse fra CRAA ske kørsel på græsset. Overtrædelse heraf vil medføre erstatningsansvar over for Aarhus Kommune og/eller CRAA. Et evt. erstatningsansvar i anledning heraf skal afholdes fuldt ud af føreren af bilen. Vi gør opmærksom på at beskadigelse af træer, såvel stammer som kroner, ligeledes vil medføre erstatningsansvar.

Al kørsel i området og på banen i perioden fra torsdag den 26. maj 2016 kl. 18.00 og til søndag den 29. maj 2016 kl. 19.00 er ikke tilladt uden skriftlig køretilladelse fra CRAA.

Enhver henvisning fra CRAA officials skal efterkommes.

Informationsmøde:

Der afholdes informationsmøde for samarbejdspartnere Mandag d. 23. maj 2016, kl. 17.00 i Mindeparken

Her vil der være praktisk information om opstilling, nedtagning, ind- og udkørsel, armbånd/billetter etc. CRAA opfordrer derfor kraftigt til at deltage.

Armbånd og Billetter:

Samarbejdspartnere har de billetter/armbånd til rådighed, som der er aftalt i ordrebekræftelse. Er der ikke anført noget i ordrebekræftelse herom, kan der købes billetter i forsalg online eller der kan købes billet ved indgangene til dagspris. Billetter giver udelukkende adgang i arrangementets åbningstid.

Der opereres ikke med fribilletter.

Samarbejdspartnerens medarbejdere skal bære synligt armbånd udstedt af og udleveret af CRAA. Armbånd giver medarbejderen ret til at passere indgangen ved Oddervej og Filtenborg Plads tidligere end indgangene åbner for publikum. Armbånd vil blive udleveret i forbindelse med ”udstillermøde” som finder sted mandag d. 23. maj 2016 kl. 17.00.

Billetter til brug for gæster, jfr. ordrebekræftelsen vil blive sendt elektronisk til samarbejdspartnerens kontaktperson i perioden den 11. – 24. april 2016 eller hurtigst mulig efter at kontraktforhold er opfyldt. Købte billetter til CRAA tages ikke retur.

Øvrig information om billetter findes på CRAA.dk

Aflysning:

CRAA er ikke erstatningspligtig ved aflysning af arrangementet som følge af kommunale bestemmelser, myndighedspåbud eller lignende, vejrlig eller force majeure, det være sig ved aflysning såvel før som under arrangementet.

Betalingsbetingelser:

Alle beløb opgøres, medmindre andet udtrykkeligt fremgår af parternes aftale, i danske kroner ekskl. moms. Ved for sen betaling er CRAA berettiget til renter og gebyrer i henhold til rentelovens bestemmelser.

Tvister:

Eventuelle tvister afgøres i overensstemmelse med dansk ret. Værneting er Aarhus.

6. Leverandører til Classic Race Aarhus

Classic Race Aarhus gør opmærksom på, at der ved et hvert køb/bestilling udover forud aftalte kontraktlige forhold, skal foreligge skriftlig rekvisition, eller anden form for ordrebekræftelse, gerne elektronisk men skal være forsynet med rekvisitionsnummer.

Fakturering vedrørende Classic Race Aarhus eventen 27. – 29. maj 2016 skal være CRAA i hænde senest 20 dage efter afvikling.

Faktura skal være forsynet med CRAA reference: Navn og evt. rekvisitionsnummer

Faktura stiles til:
Classic Race Aarhus Fond
Rudolfgårdsvej 7
8260 Viby J.
CVR-nr. 3226 8331

e-mail: bogholderi@craa.dk

FORBEHOLD: Classic Race Aarhus Fond tager forbehold for trykfejl, moms- og afgiftsændringer samt leveringssvigt.